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GESTIONE ARCHIVIAZIONE CARTACEA


una delle attività principali svolte da Archivi Service è la gestione in outsourcing degli archivi cartacei. Fasi operative:

Analisi dello stato dei documenti e dell'organizzazione del cliente sotto il profilo della logica di archiviazione e della necessità di reperimento dei documenti. Sopralluoghi gratuiti alla documentazione fanno si che il nostro personale altamente qualificato possa constatare, valutare e consigliare il cliente circa la soluzione migliore da adottare e programmare le più adatte tipologie di intervento.



Presa in carico: operazione questa effettuata per ragioni di sicurezza e privacy completamente presso i locali del cliente. La documentazione esce dai locali del cliente soltanto dopo che viene inscatolata, codificata, catalogata. Archivi Service cura anche il trasporto della documentazione sino al proprio centro operativo. Ogni singola scatola sarà registrata su apposito software di gestione e quindi posizionata a scaffale.



Ricerca dei documenti ad ogni richiesta, ns personale provvederà ad individuare e prelevare ogni singolo documento ed a metterlo a disposizione del cliente in diverse modalità: originale, copia ( via mail – fax – collegamento video per visionare il documento). Apposito software registrerà ogni movimentazione e renderà disponibili reports su ogni attività effettuata sull'archivio di competenza. Modalità e tempi di consegna sono da concordare con il cliente. Ogni giorno A.S. evade centinaia di richieste in tempi brevissimi.



Distruzione: con questo servizio, la documentazione depositata presso i nostri centri sarà soltanto quella che la legge impone di conservare. Annualmente A.S. sottopone al cliente l'elenco della documentazione che ha raggiunto i termini di conservazione e ne consiglia lo scarto. Una volta ottenuto il relativo nulla osta da parte del cliente A.S. curerà la distruzione utilizzando ditte specializzate nel settore. Alla fine dell'operazione viene quindi rilasciato un certificato di avvenuta distruzione.


Logistica dei Depositi
Sicurezza
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La ARCHIVI SERVICE S.r.l. nasce per offrire alla propria Clientela soluzioni in outsourcing per tutte le problematiche legate alla gestione dei documenti sia per la conservazione che per la consultazione, con particolare attenzione ai livelli di servizio richiesti, impiegando personale qualificato ed ottimizzando le risorse a disposizione.